Política de privacidad y tratamiento de datos personales

• Razón social: COLMENTES GROUP S.A.S. BIC
• NIT: 901.589.004-6
• Domicilio: CL 17 24 80 CC SANTAFE LC 114, Yacuanquer, Nariño, Colombia
• Correo electrónico: admin@colmentes.com
• Teléfono / WhatsApp: +57 316 719 3111
• Sitio web: colmentes.com · colleds.com

Esta política aplica a todos los datos personales tratados por Colmentes a través de sus sitios web (colleds.com, login.colleds.com, soporte.colleds.com y colmentes.com), de sus productos —Colleds CRM (CRM comercial con WhatsApp, Facebook, Instagram, Messenger y TikTok, y los asistentes de inteligencia artificial "Andrea" para ventas y "Harvis" para soporte técnico), el software Elepos y nuestras soluciones POS— y de nuestros canales de atención comercial y de soporte.

Se expide en cumplimiento de la Constitución Política de Colombia (artículos 15 y 20), la Ley Estatutaria 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 (compilado en el Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015) y demás normas que los modifiquen o complementen. Cuando tratamos datos recibidos a través de productos de Meta, también cumplimos las Condiciones de la Plataforma de Meta, las Políticas para Desarrolladores, las Condiciones de WhatsApp Business y la Política de Mensajería de WhatsApp Business.

• Titular: persona natural cuyos datos personales son objeto de tratamiento.
• Dato personal: cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una persona natural determinada o determinable.
• Dato sensible: aquel que afecta la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación (por ejemplo, datos de salud, biométricos, origen racial, orientación política o religiosa).
• Tratamiento: cualquier operación sobre datos personales, como recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
• Responsable del tratamiento: quien decide sobre la base de datos y/o el tratamiento.
• Encargado del tratamiento: quien realiza el tratamiento por cuenta del responsable.
• Autorización: consentimiento previo, expreso e informado del titular.
• Transferencia: envío de datos a un receptor que a su vez es responsable del tratamiento. Transmisión: comunicación de datos a un encargado para que los trate por cuenta del responsable, dentro o fuera de Colombia.

a) Clientes, prospectos y contactos

Nombre, número de teléfono y/o WhatsApp, correo electrónico, número de documento de identidad, empresa, cargo, ciudad y dirección, así como la información comercial asociada (productos de interés, cotizaciones, compras, notas de seguimiento y estado de la oportunidad).

b) Contenido de las conversaciones

Mensajes de texto, notas de voz y audios, imágenes, documentos y videos que el titular nos envía o que recibe de nosotros a través de la WhatsApp Business Platform (Cloud API de Meta), Messenger e Instagram, y las respuestas enviadas por nuestros asesores o asistentes de IA. Incluye transcripciones de audios y clasificaciones generadas a partir de ese contenido.

c) Metadatos

Fechas y horas de los mensajes, identificadores de mensaje y de conversación, estado de entrega y lectura (enviado, entregado, leído, fallido), canal de origen y nombre de perfil público del remitente.

d) Datos de anuncios (leads)

Información que el titular diligencia en formularios de anuncios de Meta (Facebook / Instagram Lead Ads) o de TikTok, y datos de atribución de la campaña o anuncio desde el que nos contactó.

e) Usuarios internos del CRM (asesores y administradores)

Nombre, correo electrónico, teléfono, rol, credenciales de acceso (las contraseñas se almacenan cifradas mediante funciones de hash, nunca en texto plano) y registros de actividad dentro de la plataforma.

f) Datos de navegación

Cookies de sesión necesarias para iniciar sesión y mantener la sesión activa, y datos técnicos básicos (dirección IP, tipo de navegador y fecha de acceso) registrados por razones de seguridad y operación.

g) Calidad del servicio

Respuestas a encuestas de satisfacción (CSAT) después de una atención comercial o de soporte.

Tratamos los datos personales únicamente para las siguientes finalidades:

1. Brindar atención comercial: responder solicitudes de información, cotizar, vender y hacer seguimiento a oportunidades.
2. Prestar soporte técnico de nuestros productos (Colleds CRM, Elepos y POS), incluido el seguimiento de solicitudes y tickets.
3. Enviar mensajes de servicio y transaccionales relacionados con una solicitud, compra o caso del titular.
4. Hacer seguimiento comercial relacionado con la solicitud de quien nos escribió (por ejemplo, retomar la cotización, la demostración o la información que pidió), incluso mediante plantillas de mensajes de WhatsApp aprobadas por Meta cuando la conversación lleva más de 24 horas inactiva, hasta que el titular escriba STOP o pida no recibir más mensajes (sección 6).
5. Enviar promociones y mensajes masivos solo a quienes nos han dado autorización expresa para recibirlos (sección 6).
6. Medir y mejorar la calidad del servicio mediante encuestas de satisfacción (CSAT).
7. Realizar análisis internos y estadísticos para mejorar nuestros productos, procesos y atención, con los datos de nuestros propios clientes y prospectos. Esta finalidad no aplica a los datos que tratamos como encargado por cuenta de los negocios que usan Colleds CRM (sección 7) ni a los datos obtenidos de Meta a través de sus cuentas, salvo instrucción expresa del negocio.
8. Prestar el servicio de Colleds CRM a los negocios que lo contratan (ver sección 7).
9. Administrar las cuentas de los usuarios internos del CRM y garantizar la seguridad de la plataforma.
10. Facturar, cobrar y cumplir obligaciones contables, tributarias y legales, y atender requerimientos de autoridades competentes.

No vendemos, alquilamos ni comercializamos datos personales, y no los usamos para fines distintos a los aquí descritos sin informarle y, cuando la ley lo exija, obtener una nueva autorización.

Obtenemos los datos directamente del titular (por ejemplo, cuando nos escribe por WhatsApp, Messenger o Instagram, diligencia un formulario o contrata un producto), de los formularios de anuncios de Meta o TikTok que el titular decide enviar, o de los negocios que usan Colleds CRM.

De acuerdo con el artículo 9 de la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013, la autorización puede otorgarse por escrito, de forma oral o mediante conductas inequívocas del titular. En nuestros canales de WhatsApp, la primera respuesta automática que recibe cada contacto incluye un aviso con el enlace a esta política y le indica que puede escribir STOP para no recibir mensajes comerciales o ELIMINAR MIS DATOS para solicitar la eliminación; además, en cualquier momento puede pedir hablar con una persona. Al continuar la conversación después de ese aviso, el titular autoriza el tratamiento de sus datos para atender su solicitud, incluido el seguimiento comercial descrito a continuación.

Seguimiento comercial a quien nos escribió. Si usted nos escribe, podemos hacerle un número limitado de seguimientos sobre esa misma solicitud —por ejemplo, retomar la cotización, la demostración o la información que pidió—, en horario diurno (nunca domingos ni festivos) y también mediante plantillas de WhatsApp aprobadas por Meta cuando han pasado más de 24 horas desde su último mensaje. Estos seguimientos se detienen en cuanto usted escribe STOP o nos pide no recibir más mensajes. No los enviamos a personas que nunca nos han escrito (por ejemplo, números importados de otras bases de datos).

Promociones y envíos masivos. Solo enviamos promociones y mensajes masivos a quienes nos han dado una autorización expresa para recibirlos (por ejemplo, cuando nos dice que sí desea recibir nuestras ofertas por WhatsApp). Registramos esa autorización con la fecha y la persona de nuestro equipo que la recibió.

Cómo darse de baja. Puede dejar de recibir mensajes comerciales en cualquier momento escribiendo STOP, respondiendo que no desea recibir más mensajes o escribiendo a admin@colmentes.com. Desde ese momento dejamos de enviarle seguimientos y promociones, cancelamos los que estuvieran programados, le confirmamos la baja por el mismo medio y una persona de nuestro equipo revisa su caso; si usted nos vuelve a escribir, le seguiremos atendiendo. Para solicitar la eliminación de sus datos escriba ELIMINAR MIS DATOS o siga las instrucciones de eliminación de datos.

Conservamos prueba del aviso y de las autorizaciones: el registro de la conversación en la que se entregó el aviso y su fecha; la fecha y la persona de nuestro equipo que registró la autorización para promociones; y la fecha, el canal y el texto con que el titular pidió la baja o la eliminación.

Cuando un negocio contrata Colleds CRM y conecta sus propios canales (por ejemplo, su número de WhatsApp Business, su página de Facebook o su cuenta de Instagram), ese negocio es el responsable del tratamiento de los datos de sus contactos y Colmentes actúa como encargado: tratamos esos datos solo por cuenta del negocio, siguiendo sus instrucciones y únicamente para prestarle el servicio contratado.

El negocio cliente es quien debe obtener las autorizaciones de sus contactos e informarles sobre el tratamiento. Si usted es contacto de un negocio que usa Colleds CRM, puede ejercer sus derechos directamente ante ese negocio; si nos escribe a nosotros, notificaremos de inmediato al negocio, trasladaremos su solicitud en un máximo de dos (2) días hábiles, le informaremos de ese traslado (artículo 15 de la Ley 1581 de 2012) y le prestaremos al negocio el apoyo necesario para atenderla.

Nuestra aplicación de Meta, Colmentes_Marketing, se conecta con productos de Meta Platforms, Inc. —WhatsApp Business Platform (Cloud API), Facebook, Instagram y Messenger— para recibir y enviar mensajes, gestionar plantillas de WhatsApp y recibir leads de anuncios. Con cada permiso tratamos:

• whatsapp_business_messaging: los mensajes que el negocio envía y recibe (texto, audios, imágenes, documentos y videos), el número y el nombre de perfil del contacto, y los estados de entrega y lectura.
• whatsapp_business_management: el identificador de la cuenta de WhatsApp Business (WABA) y de sus números de teléfono, el nombre visible y el perfil del negocio, las plantillas de mensajes y su estado de aprobación, la calificación de calidad del número y métricas de mensajes.

Respecto de los datos obtenidos a través de estas plataformas:

• Los usamos únicamente para prestar el servicio al negocio que conectó su cuenta (o para la atención propia de Colmentes), es decir, para mostrar, gestionar y responder conversaciones y dar seguimiento a los contactos.
• No vendemos ni licenciamos estos datos, no los usamos para publicidad de terceros, no los compartimos con intermediarios de datos (data brokers) y no los usamos para construir perfiles ajenos a la prestación del servicio.
• Solo accedemos a los permisos estrictamente necesarios (por ejemplo, whatsapp_business_messaging y whatsapp_business_management) y los usamos conforme a las Condiciones de la Plataforma de Meta, las Políticas para Desarrolladores y las Condiciones y Políticas de WhatsApp Business.
• Los tokens de acceso se guardan en nuestros servidores con acceso restringido y se usan solo para operar la integración autorizada.
• Cuando un negocio desconecta su cuenta o un titular lo solicita, eliminamos los datos según lo descrito en nuestras instrucciones de eliminación de datos.

Meta trata por su cuenta la información que circula por sus servicios, de acuerdo con sus propias políticas de privacidad.

Colleds CRM incluye asistentes de IA —Andrea (atención comercial) y Harvis (soporte técnico en soporte.colleds.com)— que pueden responder mensajes, sugerir respuestas, clasificar conversaciones, resumir casos y transcribir notas de voz. Para ello usamos servicios de proveedores de IA: Google Gemini, DeepSeek, Anthropic Claude, OpenAI (incluido Whisper para transcripción de audio) y, según la configuración del servicio, Groq (transcripción de audio con Whisper) y Moonshot AI (Kimi) como motor alternativo de respuestas.

• Enviamos a estos proveedores solo el contenido necesario para la tarea puntual (por ejemplo, el texto reciente de la conversación o el audio a transcribir).
• Estos proveedores actúan como encargados o proveedores de servicio y tratan la información conforme a sus términos aplicables al uso de sus interfaces de programación (API). No vendemos datos a estos ni a otros terceros.
• Las respuestas generadas por IA pueden contener errores; nuestro equipo supervisa el servicio y, en cualquier momento, el titular puede pedir ser atendido por una persona.

Compartimos datos personales únicamente con:

• Meta Platforms (WhatsApp Business Platform, Facebook, Instagram, Messenger), para enviar y recibir mensajes y operar las integraciones.
• Proveedores de inteligencia artificial (Google Gemini, DeepSeek, Anthropic Claude, OpenAI, Groq y Moonshot AI), en los términos de la sección 9.
• Proveedores de hosting e infraestructura (servidores, bases de datos y almacenamiento) en los que se aloja la plataforma.
• TikTok, en la medida en que recibimos de esa plataforma los datos de leads que el titular envía en sus formularios de anuncios.
• Autoridades administrativas o judiciales, cuando exista una obligación legal o una orden competente.

Exigimos a nuestros encargados tratar los datos con confidencialidad, con medidas de seguridad adecuadas y solo para las finalidades autorizadas.

Algunos de nuestros proveedores (infraestructura, Meta y proveedores de IA) tienen servidores ubicados fuera de Colombia, principalmente en Estados Unidos y, en el caso de DeepSeek y Moonshot AI, en la República Popular China, entre otros países. Por ello, sus datos pueden ser transmitidos y almacenados fuera del país.

Estas transmisiones se realizan conforme al artículo 26 de la Ley 1581 de 2012 y a los artículos 24 y 25 del Decreto 1377 de 2013 (compilados en el Decreto 1074 de 2015), bajo los términos contractuales que cada proveedor aplica al uso de sus servicios y de sus interfaces de programación (API), y únicamente para las finalidades descritas en esta política. Al aceptar esta política, el titular autoriza dicha transmisión.

Aplicamos medidas técnicas, humanas y administrativas razonables para proteger los datos contra acceso no autorizado, pérdida, alteración o uso indebido, entre ellas:

• Conexiones cifradas (HTTPS/TLS) entre los usuarios, nuestra plataforma y las APIs de terceros.
• Contraseñas de usuarios almacenadas cifradas mediante funciones de hash.
• Acceso a la plataforma con credenciales individuales y permisos por rol.
• Acceso restringido a servidores y bases de datos solo al personal autorizado.

Ningún sistema es completamente infalible. Si se presenta un incidente que comprometa datos personales, lo gestionaremos, informaremos a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando corresponda y notificaremos a los titulares afectados de acuerdo con la ley.

Conservamos los datos personales durante el tiempo necesario para cumplir las finalidades descritas, mientras exista una relación comercial o de soporte, o mientras el negocio cliente mantenga activo su servicio de Colleds CRM. Cuando la finalidad termina o el titular solicita la supresión (y no existe un deber legal o contractual de conservarlos), los datos se eliminan o anonimizan.

La información contable, de facturación y tributaria se conserva durante el término exigido por la normativa comercial y tributaria colombiana.

De acuerdo con el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, como titular usted tiene derecho a:

1. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales, incluso frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
2. Solicitar prueba de la autorización otorgada, salvo cuando la ley no la exija.
3. Ser informado, previa solicitud, sobre el uso que se ha dado a sus datos.
4. Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) por infracciones a la ley, una vez agotado el trámite de consulta o reclamo ante nosotros.
5. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión de sus datos, cuando no exista un deber legal o contractual que obligue a conservarlos.
6. Acceder gratuitamente a sus datos personales objeto de tratamiento.

Estos derechos pueden ejercerlos el titular, sus causahabientes, su representante o apoderado, o quien actúe por estipulación a favor de otro, acreditando su identidad o calidad.

Consultas

Puede consultar la información personal que reposa en nuestras bases de datos. Las consultas se atienden en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de su recibo. Si no es posible atenderla en ese plazo, le informaremos los motivos y la fecha de respuesta, que no superará cinco (5) días hábiles adicionales.

Reclamos

Si considera que su información debe ser corregida, actualizada o suprimida, o advierte un presunto incumplimiento, puede presentar un reclamo indicando: su identificación, la descripción de los hechos, su dirección o medio de contacto y los documentos que quiera hacer valer.

• Si el reclamo está incompleto, le pediremos subsanarlo dentro de los cinco (5) días siguientes. Si transcurren dos (2) meses sin que se presente la información requerida, se entenderá que desistió del reclamo.
• Una vez recibido el reclamo completo, se marcará como "reclamo en trámite" en un término no mayor a dos (2) días hábiles.
• El término máximo para atender el reclamo es de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a su recibo. Si no es posible atenderlo en ese término, le informaremos los motivos y la fecha de respuesta, que no superará ocho (8) días hábiles adicionales.

Para solicitudes de eliminación, consulte también nuestras instrucciones de eliminación de datos.

El área encargada de atender peticiones, consultas y reclamos sobre datos personales es la administración de COLMENTES GROUP S.A.S. BIC, a través de los siguientes canales:

• Correo electrónico: admin@colmentes.com
• WhatsApp / teléfono: +57 316 719 3111
• Dirección física: CL 17 24 80 CC SANTAFE LC 114, Yacuanquer, Nariño, Colombia

Nuestros sitios usan cookies básicas de sesión, estrictamente necesarias para iniciar sesión en la plataforma y mantener la sesión segura, y almacenamiento local del navegador para recordar preferencias como el tema claro u oscuro. No usamos estas tecnologías para vender información ni para publicidad de terceros. Puede bloquear o eliminar las cookies desde la configuración de su navegador, aunque algunas funciones (como el inicio de sesión) dejarían de funcionar.

No solicitamos datos sensibles. Si el titular decide compartirlos en una conversación, no está obligado a hacerlo y los trataremos solo en la medida necesaria para atender su solicitud y con las medidas de protección reforzadas que exige la ley.

Nuestros productos están dirigidos a negocios y personas mayores de edad. Si llegamos a tratar datos de niños, niñas o adolescentes, lo haremos respetando su interés superior y sus derechos fundamentales, con autorización de su representante legal, conforme al artículo 7 de la Ley 1581 de 2012.

Esta política rige a partir del 2 de octubre de 2026. Podemos modificarla para reflejar cambios legales o en nuestros servicios; los cambios sustanciales se informarán oportunamente en esta página y, cuando corresponda, por los canales de contacto disponibles.

Las bases de datos permanecerán vigentes durante el tiempo en que se mantengan las finalidades descritas y mientras Colmentes desarrolle su objeto social, sin perjuicio de los deberes legales de conservación.