Términos y condiciones del servicio

El servicio es prestado por COLMENTES GROUP S.A.S. BIC, sociedad colombiana identificada con NIT 901.589.004-6, con domicilio en CL 17 24 80 CC SANTAFE LC 114, Yacuanquer, Nariño, Colombia("Colmentes"). Quien contrata o usa el servicio ("el Cliente") declara tener capacidad legal para obligarse y, si actúa en nombre de una empresa, contar con facultades para aceptarlos en su nombre.

Si existe una propuesta comercial, cotización u orden de servicio firmada o aceptada entre las partes, sus condiciones particulares prevalecen sobre estos términos en lo que regulen de forma distinta.

• Servicio: Colleds CRM y, según corresponda, el software Elepos, las soluciones POS y los servicios de soporte asociados.
• Cliente: persona natural o jurídica que contrata el Servicio.
• Usuario: persona autorizada por el Cliente para acceder al Servicio (por ejemplo, asesores o administradores).
• Contactos: clientes, prospectos y demás personas con quienes el Cliente se comunica a través del Servicio.
• Contenido del Cliente: datos, mensajes, archivos, catálogos, precios y demás información que el Cliente o sus Contactos cargan o transmiten mediante el Servicio.

Colleds CRM es una plataforma de gestión comercial en la nube que permite, entre otras funciones:

• Centralizar conversaciones de WhatsApp (a través de la WhatsApp Business Platform / Cloud API de Meta), Messenger e Instagram.
• Recibir leads de anuncios de Meta y TikTok y hacer seguimiento a campañas.
• Gestionar contactos, pipeline de ventas, cotizaciones, tareas y seguimientos.
• Enviar plantillas de mensajes de WhatsApp aprobadas por Meta.
• Hacer seguimientos comerciales automáticos solo a los contactos que escribieron al negocio y enviar promociones o mensajes masivos solo a los contactos con autorización expresa registrada, con detección de bajas (STOP) y de solicitudes de eliminación de datos.
• Usar asistentes de IA: "Andrea" para atención comercial y "Harvis" para soporte técnico (soporte.colleds.com).

Las funcionalidades disponibles dependen del plan o propuesta contratada y pueden evolucionar con el tiempo. El software Elepos y las soluciones POS se rigen por estos términos y por las condiciones particulares de cada venta o licencia.

• El acceso al Servicio se realiza con credenciales individuales creadas por Colmentes o por el administrador del Cliente.
• El Cliente y sus Usuarios son responsables de mantener la confidencialidad de sus credenciales y de toda actividad realizada con ellas.
• El Cliente debe informar de inmediato a admin@colmentes.com cualquier uso no autorizado o incidente de seguridad del que tenga conocimiento.
• El Cliente es responsable de dar de baja oportunamente a los Usuarios que ya no deban tener acceso.

El Cliente se obliga a:

1. Usar el Servicio de forma lícita, conforme a estos términos y a la ley colombiana.
2. Obtener de sus Contactos las autorizaciones de tratamiento de datos exigidas por la Ley 1581 de 2012 y cumplir los requisitos de consentimiento (opt-in) de la Política de Mensajería de WhatsApp Business. En particular: (i) los seguimientos comerciales automáticos solo se dirigen a Contactos que escribieron primero al negocio, sobre su solicitud, y se detienen cuando el Contacto escribe STOP o pide no recibir más mensajes; y (ii) las promociones y los envíos masivos solo pueden enviarse a Contactos que dieron su autorización expresa, que el Cliente debe registrar en el Servicio con veracidad y poder demostrar.
3. Cumplir las Condiciones de WhatsApp Business, la Política de Mensajería de WhatsApp Business, la Política de Comercio de WhatsApp, las Condiciones de la Plataforma de Meta y las condiciones de TikTok aplicables.
4. Atender oportunamente las solicitudes de sus Contactos de dejar de recibir mensajes.
5. Mantener actualizada y veraz la información de sus productos, precios y políticas que usen los asistentes de IA.
6. Pagar oportunamente los valores acordados.

No está permitido usar el Servicio para:

• Enviar spam, mensajes masivos no solicitados o mensajes a personas que no hayan dado su consentimiento.
• Ofrecer productos o servicios ilegales o prohibidos por las políticas de Meta o WhatsApp.
• Suplantar a otras personas o empresas, cometer fraude, phishing o engaños.
• Acosar, amenazar, discriminar o difundir contenido violento, sexual explícito o que vulnere derechos de terceros.
• Solicitar por WhatsApp números completos de tarjetas de pago, de cuentas financieras o de documentos de identidad, u otros identificadores sensibles, como lo prohíbe la Política de Mensajería de WhatsApp Business, así como contraseñas o credenciales de acceso.
• Infringir derechos de propiedad intelectual de Colmentes o de terceros.
• Intentar vulnerar la seguridad del Servicio, acceder sin autorización, realizar ingeniería inversa, o sobrecargar deliberadamente la infraestructura.

El Servicio se integra con plataformas de terceros como Meta (WhatsApp Business Platform, Facebook, Instagram, Messenger) y TikTok. Al conectar sus cuentas, el Cliente autoriza a Colmentes a acceder a la información y permisos necesarios para operar la integración, únicamente para prestarle el Servicio.

• La disponibilidad, funciones, precios y políticas de esas plataformas dependen de cada tercero y pueden cambiar sin intervención de Colmentes.
• Colmentes no es responsable por bloqueos, restricciones, calificaciones de calidad o suspensiones de números, cuentas o anuncios impuestas por esas plataformas, en especial cuando se deban al uso que el Cliente hace de ellas.
• Las tarifas que cobren terceros (por ejemplo, Meta por conversaciones o mensajes de plantilla) se asumen según lo acordado en la propuesta comercial.
• El Cliente puede desconectar sus cuentas en cualquier momento; ver instrucciones de eliminación de datos.

Los asistentes de IA (Andrea y Harvis) generan respuestas automáticas con apoyo de proveedores de IA de terceros, a partir de la información configurada por el Cliente y del contexto de la conversación.

• Las respuestas generadas por IA pueden contener errores o imprecisiones. El Cliente es responsable de revisar la configuración, supervisar las conversaciones y validar la información crítica (precios, disponibilidad, condiciones) antes de cerrar acuerdos.
• Los asistentes no prestan asesoría legal, financiera, médica ni profesional.
• El Cliente debe permitir que sus Contactos sean atendidos por una persona cuando lo soliciten, y puede pausar o desactivar los asistentes en sus conversaciones.

Los precios, planes, periodicidad de pago e impuestos aplicables se establecen en la propuesta comercial o cotización aceptada por el Cliente y se expresan en pesos colombianos (COP), salvo acuerdo distinto. La falta de pago oportuno, previo aviso, puede dar lugar a la suspensión del Servicio. Las condiciones de reembolso, si aplican, son las establecidas en la propuesta comercial y en la ley colombiana, incluido el Estatuto del Consumidor (Ley 1480 de 2011) cuando resulte aplicable.

• El software, marcas (Colleds, Elepos, Colmentes), diseños, código y documentación son propiedad de Colmentes o de sus licenciantes. Se otorga al Cliente una licencia de uso limitada, no exclusiva, intransferible y revocable, mientras el Servicio esté vigente.
• El Contenido del Cliente pertenece al Cliente. El Cliente otorga a Colmentes el permiso necesario para alojarlo, procesarlo y transmitirlo con el único fin de prestar el Servicio.
• Colmentes puede usar estadísticas técnicas agregadas y anonimizadas sobre el funcionamiento del Servicio (por ejemplo, volumen de uso o errores), que no identifiquen al Cliente ni a sus Contactos, para mejorarlo. Los datos de los Contactos del Cliente y los datos obtenidos de Meta a través de sus cuentas se tratan solo por cuenta del Cliente y no se usan para fines propios de Colmentes, salvo instrucción expresa del Cliente.

El tratamiento de datos personales se rige por nuestra Política de privacidad y tratamiento de datos personales. Respecto de los datos de los Contactos del Cliente, el Cliente es el responsable del tratamiento y Colmentes actúa como encargado, tratándolos solo por cuenta y bajo las instrucciones del Cliente para prestar el Servicio. Colmentes no vende datos personales ni usa los datos obtenidos de Meta para publicidad de terceros.

Cada parte mantendrá la confidencialidad de la información no pública de la otra parte a la que tenga acceso con ocasión del Servicio, salvo obligación legal u orden de autoridad competente.

Colmentes realiza esfuerzos razonables para mantener el Servicio disponible y funcionando correctamente, pero no garantiza que sea ininterrumpido o libre de errores. Pueden existir mantenimientos programados o interrupciones por causas ajenas, como fallas de proveedores de infraestructura o de plataformas de terceros. El soporte se presta a través de soporte.colleds.com, WhatsApp +57 316 719 3111 y admin@colmentes.com, en las condiciones del plan contratado.

En la máxima medida permitida por la ley colombiana:

• Colmentes no será responsable por daños indirectos, lucro cesante, pérdida de oportunidades de negocio ni por el contenido que el Cliente o sus Contactos envíen a través del Servicio.
• Colmentes no será responsable por fallas, cambios o decisiones de plataformas de terceros (incluidas Meta y TikTok) ni por el uso que el Cliente haga de las respuestas generadas por IA.
• La responsabilidad total de Colmentes frente al Cliente se limita al valor efectivamente pagado por el Cliente por el Servicio durante el periodo de facturación en que ocurrió el hecho que origina el reclamo.

Estas limitaciones no aplican en casos de dolo o culpa grave, ni cuando la ley lo prohíba, y se entienden sin perjuicio de los derechos que la Ley 1480 de 2011 (Estatuto del Consumidor) reconoce al Cliente cuando tenga la calidad de consumidor.

• El Cliente puede terminar el Servicio en cualquier momento, conforme a lo acordado en la propuesta comercial.
• Colmentes puede suspender o terminar el Servicio, previo aviso cuando sea posible, por incumplimiento de estos términos, uso prohibido, falta de pago o incumplimiento de las políticas de Meta o WhatsApp.
• Al terminar, el Cliente puede solicitar la exportación de su información dentro de un plazo razonable. Posteriormente, los datos se eliminan según nuestra Política de privacidad y las instrucciones de eliminación de datos, salvo lo que deba conservarse por obligación legal.

Colmentes puede modificar estos términos. Los cambios se publicarán en esta página con su fecha de actualización y, si son sustanciales, se informarán por los canales de contacto disponibles. Si el Cliente no está de acuerdo con los cambios, puede terminar el Servicio sin penalidad por esa causa antes de que entren en vigor; si continúa usándolo después de su entrada en vigor, se entenderá que los acepta. Lo anterior, sin perjuicio de los derechos del consumidor.

Estos términos se rigen por las leyes de la República de Colombia. Las partes procurarán resolver cualquier diferencia de forma directa y amistosa; si no fuera posible, la controversia se someterá a los jueces competentes de la República de Colombia.

• Correo: admin@colmentes.com
• WhatsApp / teléfono: +57 316 719 3111
• Domicilio: CL 17 24 80 CC SANTAFE LC 114, Yacuanquer, Nariño, Colombia